Duizenden loonstroken. Eén minuut. Alleen de bronverschillen.
Bij de overstap naar een nieuw salarissysteem draait de salarisverwerking een periode lang in twee systemen. Het oude systeem is de bekende uitgangssituatie. De loonstroken uit het nieuwe systeem worden ernaast gelegd om te controleren of de inrichting dezelfde uitkomst geeft.
Dat heet schaduwdraaien. Zonder automatisering moet iemand per medewerker twee loonstroken openen, de componenten naast elkaar zetten en ieder verschil onderzoeken. Bij duizenden medewerkers is dat een enorme hoeveelheid handwerk.
Eén verantwoordelijkheid. Opnieuw opgebouwd.
Niet de hele functie. Dit is het afgebakende stuk werk dat opnieuw is gebouwd, met de uitkomst als vast punt en de bestaande werkwijze alleen als bron van bewijs en uitzonderingen.
Oude en nieuwe loonstroken terugbrengen tot de zelfstandige verschillen die nog uitleg vragen.
Ieder materieel verschil is verklaard voordat de gemigreerde salarisverwerking wordt geaccepteerd.
Dat ieder afwijkend bedrag op twee verschillende loonstroken apart moest worden bekeken.
Leert één documentformaat kennen. De applicatie koppelt daarna componenten, volgt gevolgen en toont alleen bronverschillen.
Salarisexperts bepalen gelijkwaardigheid, materialiteit en de uiteindelijke acceptatie van de migratie.
Duizenden loonstroken worden binnen één minuut vergeleken; echte salarisdata gaan daarbij niet naar AI.
Ieder salarissysteem schrijft een loonstrook anders
Looncomponenten hebben niet overal dezelfde naam, plek of structuur. Daarom kan de applicatie niet simpelweg twee documenten regel voor regel vergelijken.
Wanneer een nieuw loonstrookformaat binnenkomt, analyseert AI één voorbeeld. Daarmee wordt vastgelegd hoe de applicatie dit formaat voortaan uitleest. Daarna leest de applicatie alle loonstroken uit en koppelt zij de looncomponenten uit systeem A en systeem B aan elkaar.
Niet ieder verschil is een bronverschil
Een verschil in het uitbetaalde salaris kan het gevolg zijn van een verschil in nettoloon. Dat nettoloon kan weer zijn veranderd doordat het brutoloon afwijkt. In dat geval hoeft de salarisexpert niet drie verschillen te verklaren, maar alleen het brutoloon waar de keten begint.
Een afwijkende reiskostenvergoeding kan daarnaast een tweede, zelfstandige oorzaak zijn. De applicatie volgt die verbanden en toont alleen de absolute bronverschillen. Zodra een bron is verklaard, rekent zij opnieuw door en verschijnt alleen een volgend verschil dat nog niet door die verklaring wordt gedekt.
Duizenden loonstroken binnen één minuut
De applicatie vergelijkt binnen één minuut de loonstroken van duizenden medewerkers. In plaats van een lange lijst met alle afwijkende bedragen krijgt de salarisexpert alleen de bronverschillen die nog moeten worden verklaard.
Daardoor kan een schaduwdraai in veel kortere tijd worden uitgevoerd. De controle wordt niet oppervlakkiger: het handmatige zoekwerk verdwijnt, terwijl de expert zijn tijd besteedt aan de verschillen die werkelijk iets zeggen over de inrichting van het nieuwe salarissysteem.
Gebouwd met salarisexperts
We ontwikkelden de applicatie samen met salarisexperts. Hun kennis bepaalt hoe looncomponenten worden gekoppeld, welke verschillen van elkaar afhankelijk zijn en wanneer iets als zelfstandige bron moet worden onderzocht.
Zij begrijpen nu ook hoe de applicatie werkt en kunnen zelf nieuwe mogelijkheden, formaten en controles toevoegen. De kennis om de volgende schaduwdraai verder te verbeteren blijft daarmee bij de mensen die het vak kennen.
Hoeveel loonstroken vergelijk jij tijdens de volgende schaduwdraai nog met de hand?