Verkocht maatwerk erin. Een haalbare planning eruit.
Dit consultancybedrijf heeft met zijn software inmiddels honderden klanten bediend. Tientallen implementatietrajecten lopen tegelijk, uitgevoerd door tientallen consultants. Alleen vraagt ieder traject weer om een andere combinatie van ervaring, beschikbaarheid en diepgaande kennis van HRM of payroll.
We begonnen niet met het vastleggen van de hele planningsfunctie. De eerste vraag was kleiner: wat moet er waar zijn zodra verkocht maatwerk de operatie in gaat? Het antwoord: het werk moet compleet zijn, er moet tijd zijn en de juiste expertise moet beschikbaar zijn.
Eén verantwoordelijkheid. Opnieuw opgebouwd.
Niet de hele functie. Dit is het afgebakende stuk werk dat opnieuw is gebouwd, met de uitkomst als vast punt en de bestaande werkwijze alleen als bron van bewijs en uitzonderingen.
Verkocht maatwerk vertalen naar taken en een haalbaar eerste planningsvoorstel.
Ieder traject krijgt voldoende capaciteit en de expertise die voor het beloofde werk nodig is.
Dat planning zich moest voegen naar de datamodellen en grenzen van een standaardpakket.
Leest de offerte, maakt taken en stelt een planning voor op basis van skills, capaciteit en klantvraag.
Consultants en planners beslissen over uitzonderingen, klantbelang en de definitieve bezetting.
In één week gebouwd. Daarna kon de bestaande planningslicentie eruit.
De oude aanname: de software bepaalt wat planning is
De beste beschikbare planningstool kon de skills van consultants niet goed koppelen aan hun capaciteit, de vraag van alle klanten en wat al was ingepland. Met omwegen kregen ze het werkend, maar nooit zoals de planners en consultants zelf wisten dat het hoorde te werken.
Daar kwam nog iets bij: taakmanagement zat niet in het pakket. Taken, uren en declaraties moesten daarom op andere plekken worden bijgehouden. Het salesproces was opnieuw een losse schakel. Eén traject liep zo door verschillende lijstjes, Excel-bestanden en softwaresystemen.
Eerst de verantwoordelijkheid, daarna het systeem
We begonnen bij de verbinding tussen verkocht werk, benodigde expertise en beschikbare tijd. Vanuit dat nulpunt ontstond in een week een systeem waarin planning, taken en skills samenkomen. Uren en declaraties zijn daarna aangesloten.
Ook sales is aangesloten. Wat in een offerte aan maatwerk wordt verkocht, wordt door AI vertaald naar een takenlijst en een voorgestelde planning. Daardoor past ook werk dat iedere keer anders is in hetzelfde proces.
Het systeem is rechtstreeks gekoppeld aan het ERP-systeem waarin HR, uren en declaraties samenkomen. Ook services als OpenAI en Google Maps zijn direct ingebouwd om voorstellen en berekeningen automatisch uit te voeren.
Niet voor de consultants, maar met hen
Drie consultants bouwden vanaf het begin mee. Zij bepaalden wat een bruikbaar voorstel is, welke grenzen hard zijn en wanneer het systeem moet stoppen en een planner moet laten beslissen.
Ze zijn geen programmeurs geworden en dat hoeft ook niet. Ze hebben geleerd hoe ze met AI zelf software maken, waar ze op moeten letten en hoe ze het systeem kunnen onderhouden en aanpassen als hun werk verandert.
Wat er nu anders is
Een afdeling die vanuit losse systemen en bestanden werkte, werkt nu vanuit één plek. Het planningsproces is sneller en het is veel eenvoudiger om te zien welke consultant wanneer bij welke klant nodig is.
De oude planningslicentie is opgezegd. Daarmee zijn ook de terugkerende licentiekosten vervallen.
De volgende stap is om een volgend afgebakend deel van de planning door AI te laten voorbereiden. De basis daarvoor zit al in het systeem. En omdat de consultants het zelf kunnen onderhouden, blijft de software hun werk volgen in plaats van andersom.
Waar past jouw werk zich nog aan de software aan?